organisation Houlgate 2019
Vous trouverez sur cette page et les liens ci-dessous, des éléments de l'organisation mise en place par les Normands (Caen et Rouen) pour aboutir au week-end du 20 au 22 septembre 2019 à Houlgate.
L'organisation, c'est d'abord une équipe qui prépare tout avant le week-end, et qui est sur place pour accueillir et aider les participants à vivre un bon moment.
Parmi les organisateurs, il y avait :
Michèle Bouquerel, anne Boniou, Lucie Bordas, Claire Chariou, Brigitte Wichmann, Hélène Catonnet, Laure Hélary, Ghislaine Launay, Dominique Levavasseur, Ema Merdad, Alexandra Petit, Pascal Capitaine, Arnaud Massieu, Grégory Cognard, Julien Fontaine, Olivier Perreaut, Alexis Lancel, Mathieu Lumineau, Denis Touraine.
L'organisation c'est aussi :
- la recherche d'un site pouvant loger et nourrir 200 à 300 personnes
- la recherche d'équipements pour les activités (terrain de foot, de pétanque, salle ou tables pour le ping-pong) et pour les soirées : idéalement proche ou à l'intérieur du site choisi !
- un budget à gérer : Budget final stas2019
- la création d'un logo et d'une affiche stas2019
- de la communication interne pour les inscriptions : communication au sein de la DR, communication auprès des autres établissements (DR, CNI, DG, SSM) ; création d'une boîte fonctionnelle et d'un fichier d'inscription (version 2019)
- une planification du WE (prévoir des plans B à cause de la météo), y compris les occupations de chaque membre de l'organisation (créneaux accueil, billetterie, bar, activités, ménage)
- une répartition des taches par domaines : recherche d'un site, communication, activités, soirée, consommations, budget, sponsors, transport, ...
- la recherche de sponsors financiers ou matériels : un fichier contenant la liste des contacts et des retours, une lettre-type, ...
- établissement de règlements pour les activités (football, petanque, badminton) et d'un parcours pour la randonnée
- un livret d accueil pour chaque participant
- ...
Si vous avez des questions supplémentaires sur cette édition 2019, vous pouvez nous contacter.